Viele standardmäßig eingerichtete Abwesenheitsnotizen bestehen aus einem Satz ohne Anrede und Grüße. Diese zu aktivieren ist zwar besser, als gar keine Nachricht herauszugeben, und somit die Empfangsperson im Unklaren zu lassen, wann sie mit einer Antwort rechnen kann. Weitaus verbindlicher ist allerdings ein Text, der von einer Anrede und einem Gruß umrahmt wird. Im Firmenbereich gehört außerdem die Angabe dazu, wer während der Abwesenheit als Vertretung zu erreichen ist. Am höflichsten ist es, die entsprechenden Kontaktdaten direkt bekanntzugeben. Wenn eine Nachricht nicht weitergeleitet wird, ist es zuvorkommend, darauf hinzuweisen. Textbeispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

für Ihre Nachricht vielen Dank. Bis zum XX. August 2016 habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte beachten Sie, dass die Nachricht nicht weitergeleitet wird. In dringenden Fällen erreichen Sie meinen Stellvertreter, Herrn Alexander ABC, unter A-ABC@hoeflichkeit.de oder telefonisch unter 0123 456789.
Es grüßt sie freundlich
(Name/Signatur)

Bei längerer Abwesenheit kann es hilfreich sein, direkt bekannt zu gegeben, dass alle in dem angegebenen Zeitraum eingegangenen E-Mails automatisch gelöscht werden. Eine solche Vorgehensweise erspart unter Umständen tagelange Arbeit des Sichtens von hunderten eingegangener E-Mails. Es ist im Sinne guter Kundschaftspflege dann unerlässlich, eine Vertretung anzugeben. Textvorschlag:
Sehr geehrte E-Mail-Schreiberin,
sehr geehrter E-Mail-Schreiber,

danke sehr für Ihre Mitteilung. Bis zum XX. August habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte, wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Vertreterin, Frau Maria Tüchtig, E-Mail: maria@tüchtig.de oder telefonisch unter 0123 45678.

Sollte Ihr Anliegen  nach dem XX. August 2016 noch unerledigt und für Sie weiter aktuell sein, senden Sie mir Ihre E-Mail, bitte, erneut zu. Bis dahin werden alle eingehenden E-Mails automatisch gelöscht.

Es grüßt Sie für heute freundlich
(Name/Signatur)